ClubCollect neemt de administratieve verwerking van de contributie-inningen over

Beste clubleden,

Ongetwijfeld hebben jullie ervaren dat de club volop in beweging is. Zo worden er extra Toptrainingen aangeboden, is het Brassard systeem ingevoerd en laten we ons gezicht steeds vaker zien op toernooien en wedstrijden.

Ook achter de schermen gebeurt er van alles. Zo staan er nieuwe scheidsrechterscursussen op het programma, is de website vernieuwd en weer helemaal van deze tijd en hebben we ook de financiën en de boekhouding tegen het licht gehouden. We zijn gelukkig een gezonde club, maar in het verleden kostte het vaak moeite alle contributies tijdig te innen. Temeer daar het maken van facturen en kostenoverzichten een tijdrovende zaak is en dit in de avonduren op vrijwillige basis geschiedt. Zonder facturen werken levert echter weer het nadeel op dat (met name voor nieuwe leden) niet altijd precies duidelijk is wat er wanneer betaald moet worden.

logo clubcollect

Om continuïteit, duidelijkheid en tijdige inning te bevorderen zal vanaf komend jaar de inning daarom worden uitbesteed aan ClubCollect, een organisatie die ruime ervaring heeft met het innen van contributies. Voor alle duidelijkheid: ClubCollect is geen incassobureau. Dit samenwerkingsverband levert zowel de leden als de club voordelen op. Zo zijn we minder druk met de inning en blijft er meer tijd over voor het bestuur om andere activiteiten te ontplooien, die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de vereniging. Denk hierbij aan het zoeken naar sponsoren, het organiseren van PR activiteiten, het organiseren van toernooien, etc, etc. Het voordeel voor de leden is het grote gebruiksgemak waarmee de betalingen voldaan kunnen worden en de mogelijkheid om inzicht te krijgen in je betalingen. Ook gespreid betalen blijft mogelijk (wel wordt hier een klein bedrag voor in rekening gebracht, namelijk € 0,50 per betaling). Uiteraard kan de service van Clubcollect niet kosteloos geleverd worden. Om deze kosten op te vangen vervalt de korting inherent aan de jaarbetaling. Deze korting is ooit in het leven geroepen om vroegtijdige inning te bevorderen, maar dit is met de inzet van Clubcollect niet meer nodig.

Wat betekent dit samenwerkingsverband concreet?

ClubCollect neemt de administratieve verwerking van de contributie-inningen over. ClubCollect zal via SMS en e-mail contact opnemen met alle leden (zorg er daarom voor dat de secretaris recente en juiste gegevens van u heeft). De betaalverzoeken worden verstuurd via SMS en e-mail. Door op een link te klikken komt u op uw persoonlijke betaalpagina van ClubCollect en hier kunt u uw factuur inzien, downloaden en betalen. Hier kunt u ook kiezen om uw contributie in één keer te betalen of in termijnen. De betalingen verlopen via automatische incasso of via iDEAL. Gespreid betalen kan alleen via automatische incasso.

Uiteraard blijft de penningmeester altijd beschikbaar voor vragen of opmerkingen rondom contributie en betalingen. De penningmeester zal namelijk ook altijd de bedragen van de contributie  doorgeven aan Clubcollect. Clubcollect zal dit op haar buurt communiceren met de leden op een heldere en overzichtelijk manier. Verder zal de aanschaf van materiaal gewoon via John Hartings en de penningmeester blijven lopen. Clubcollect gaat alleen de inning van contributies en Top Trainingen  verzorgen.

Een deel van uw persoonsgegevens (naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) zal hiervoor worden verstrekt aan ClubCollect en zullen alleen zichtbaar zijn voor de penningmeester, voor ClubCollect en u als clublid. Deze verwerking is noodzakelijk ter uitvoering van het lidmaatschap van de vereniging, meer specifiek de verwerking van betalingsgegevens voor de verenigingscontributie. Deze verwerking zal plaatsvinden geheel conform de vereisten onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (artikel 8 onder b Wbp). U als clublid kunt erop vertrouwen dat uw gegevens veilig worden opgeslagen, niet voor andere doeleinden dan de contributiebetaling worden gebruikt en nooit aan derden worden verstrekt voor commerciële doeleinden. Meer informatie over de behandeling van persoonsgegevens door ClubCollect kunt u vinden op: https://clubcollect.com/legal/privacy-statement.html.

Wanneer u vragen heeft over bovenstaande neemt u dan contact op met de penningmeester of secretaris. Voor meer informatie over ClubCollect verwijs ik u graag naar de website.

Het DSV Bestuur

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.